Betriebsprüfung effizient vorbereiten: Digitale Daten im Griff behalten

Eine Betriebsprüfung verlangt heute häufig den strukturierten Zugriff auf umfangreiche elektronische Datenbestände. Für Unternehmen ist es deshalb sinnvoll, die technische Prüfungsfähigkeit regelmäßig zu kontrollieren. Entscheidend ist nicht nur, dass Daten gespeichert wurden. Sie müssen im Prüfungsfall auch zugänglich, exportierbar und verständlich sein. Gleichzeitig braucht es klare organisatorische Abläufe. 

Datenzugriff systematisch vorbereiten 

Die GoBD unterscheiden mehrere Formen des Datenzugriffs auf steuerlich relevante Unterlagen. Möglich sind unter anderem ein unmittelbarer Nur-Lesezugriff, eine durch das Unternehmen vorgenommene Auswertung und die Überlassung maschinell auswertbarer Daten. Daraus ergibt sich die Aufgabe, relevante Systeme und Archive zu identifizieren, Zugriffsrechte zu planen und auch die Verfügbarkeit historischer Daten sicherzustellen. 

Exporte auf technische Qualität prüfen 

Vor der Betriebsprüfung sollten Unternehmen prüfen, welche Datenexporte aus den eingesetzten Systemen tatsächlich möglich sind. Ein Test sollte nicht nur die Datei selbst, sondern auch Vollständigkeit und Struktur berücksichtigen. Buchungsdaten benötigen häufig ergänzende Stamm- und Metadaten, damit Auswertungen nachvollziehbar bleiben. Gerade bei älteren Systemen oder nach einer Migration können sonst Lücken auftreten. 

Verantwortlichkeiten eindeutig verteilen 

Für die operative Begleitung empfiehlt sich ein zentraler Ansprechpartner. Dieser koordiniert Anfragen und stimmt die Bearbeitung mit Steuerabteilung, Rechnungswesen, IT und gegebenenfalls externen Beratern ab. Zusätzlich sollten feste Prozesse für Datenextraktion, Qualitätskontrolle und Freigabe bestehen. So bleibt nachvollziehbar, welche Informationen wann und durch wen bereitgestellt wurden. 

Eine Betriebsprüfung lässt sich deutlich effizienter begleiten, wenn die digitale Infrastruktur vorher getestet wurde. Verlässlicher Datenzugriff, saubere Exporte und klare Zuständigkeiten schaffen Transparenz und reduzieren vermeidbare Verzögerungen. 

Dieser Text wurde mit Hilfe von KI verfasst.